Parola all’esperto: Collaboration Tools

Strumenti per lo smart working

Edoardo Landi

Ingegnere Informatico

Lo Smart Working, la filosofia manageriale che consente il lavoro da remoto, molto diffusa in questo periodo, è fondata sulla flessibilità e sull’autonomia nella scelta, oltre che degli spazi e degli orari, anche degli strumenti da utilizzare.

Il nostro esperto in materia, l’Ing. Edoardo Landi, ci presenta i principali tools utili per lo smart working: i collaboration tools.

COSA SONO I COLLABORATION TOOLS?

I collaboration tools  sono tutti quegli applicativi che ci permettano di lavorare in un ambiente collaborativo direttamente online, tramite il nostro account.

Sono applicativi web based che hanno lo scopo di organizzare il nostro lavoro, salvare e condividere informazioni, permettere una comunicazione ergonomicamente ottimale.

Fanno parte di questa categoria di strumenti i software per la gestione delle attività personali, dei team o dei progetti, i sistemi dms e cms avanzati o i repository in cloud e infine gli strumenti di comunicazione come chat, mail e calendari.

Molti software gestionali (crm, erp e tools di customer service) oggi hanno sviluppato funzioni per la collaborazione e in genere si integrano anche con i tools esterni.

A COSA SERVONO I COLLABORATION TOOLS?

Permettono di lavorare in un ambiente integrato che rende possibile a tutti creare, trovare e gestire i contenuti e le attività di propria competenza.

Quando si opera in ambienti collaborativi si ricevono notifiche a fronte di eventi (creazione di un file, adempimento di un task), si possono monitorare avanzamenti e contattare in modo opportuno un collega, magari attivando un workflow per richiedere la validazione di un documento. Soprattutto ci permettono di lavorare da qualsiasi device.

IN TERMINI DI PRODUTTIVITÀ, QUANTO POSSONO APPORTARE DEI VANTAGGI  QUESTI STRUMENTI?

Questi strumenti semplificano il lavoro e ne migliorano la qualità, permettendo di eliminare operazioni a basso valore aggiunto.

Uno degli indicatori più evidenti è l’abbattimento del traffico mail, in particolare quello interno. Anche nella possibilità di lavorare da remoto i vantaggi sono evidenti, sia per lo smart working ma soprattutto per chi è spesso fuori ufficio.

I MIGLIORI COLLABORATION TOOLS PER LO SMART WORKING

Ce ne sono tanti: Office365 e GSuite offrono parecchie funzioni di base, ma poi ci sono applicativi più specifici per le differenti esigenze, soprattutto per la gestione delle attività e dei team.

L’importante è che sia possibile creare connettori fra i differenti tools e le piattaforme gestionali aziendali: oggi è necessario dotarsi di software aperti, che abbiano le funzionalità esposte tramite l’uso delle interfacce web di scambio dati, quali API e Webhooks.

CHE TIPO DI COMPETENZE SONO NECESSARIE IN AZIENDA PER ESSERE IN GRADO DI UTILIZZARE QUESTI STRUMENTI?

Non sono richieste competenze tecniche, ma oggi un lavoratore deve essere in grado di orientarsi in autonomia fra gli applicativi digitali.

Il DigComp2.1, il framework delle competenze europeo è un riferimento molto valido per poter approfondire le competenze digitali trasversali che ormai sono necessarie in qualsiasi mansione lavorativa.

C’è anche un aspetto culturale: più l’ambiente digitale è collaborativo più il nostro lavoro impatta direttamente sugli altri, quindi è necessario operare con uno standard condiviso.

COSA PUÒ FARE IN.SI. PER LA TUA IMPRESA

Attraverso gli strumenti che abbiamo realizzato, siamo in grado di mappare, valutare e sviluppare le competenze digitali necessarie per l’utilizzo dei collaboration tools.